Wesseling startet mit COMMUNALFM
Die im Süden Kölns gelegene Stadt Wesseling startet den Einsatz von COMMUNALFM in ihrer Verwaltung. Dafür setzt sie zusätzlich zu den Basis-Modulen wie Liegenschaften, dem Herzstück von COMMUNALFM, auch auf das Modul Vertragsmanagement.
Das COMMUNALFM-Modul Liegenschaften ermöglicht es, den Gesamtbestand an Bauwerken und Anlagen einer Kommune realitätsgetreu abzubilden. Das können beispielsweise die Verwaltungsgebäude, Stadthalle oder Sportstätten sein. Es bildet die grundlegende Wissensdatenbank auf die alle anderen Module zurückgreifen. Dank vorgefertigter Datenkataloge und logischer Objektstrukturen können auch Normalanwender intuitiv arbeiten und die nötigen Datenbestände ohne vertiefende Vorkenntnisse anlegen.
In einer Stadt mit fast 40.000 Einwohnern und vier Stadtteilen wie Wesseling sind entsprechend zahlreiche Liegenschaften zu verwalten. Zu jeder diesen Liegenschaften wiederum gehört eine Vielzahl an Wartungsverträgen, Reinigungsverträgen, Mietverträgen etc. Die schiere Zahl an Verträgen, Vertragsarten und Laufzeiten zu überblicken, ist eine enorme organisatorische Herausforderung. Hier hilft das Modul Vertragsmanagement. Es verwaltet sämtliche Verträge mit ihren Attributen wie Vertragspartnern, Vertragstypen, Kosten, Zahlungsperioden, Fristen, Laufzeiten, automatischen Verlängerungen uvm. Auch alle zugehörigen Dokumente können in COMMUNALFM übertragen und entsprechend verknüpft werden, womit sie schnell auffindbar sind.
Neben der verbesserten Übersichtlichkeit erlaubt das Modul den Anwendern auch zielgerichtete Auswertungen. Sie können zum Beispiel eine Auflistung sämtlicher laufenden Wartungsverträge oder die kumulierten Kosten aus Versicherungsverträgen erstellen.
Mit dieser Kombination aus Übersichtlichkeit und Auswertungen beugt das Modul überflüssigen oder gar in Vergessenheit geratenen Verträgen vor. Es verhindert zudem mit einer internen Erinnerungsfunktion das Überschreiten oder Verpassen von Fristen. Der Einsatz des Moduls führt somit, neben Effizienzsteigerungen, auch zur Möglichkeit budgetrelevante Einsparpotentiale zu identifizieren.
