Kirchheimbolanden entscheidet sich für COMMUNALFM
Die Verbandsgemeinde Kirchheimbolanden im Südosten von Rheinland-Pfalz hat sich für ein umfangreiches Paket an COMMUNALFM-Modulen entschieden. Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens überzeugte die Software der Communal-FM GmbH mit ihrem auf Kommunen abgestimmten Angebot an CAFM-Lösungen und den Verzicht auf teure Einzelplatzlizenzen. Zum 50-jährigen Bestehen der Verbandsgemeinde wird diese ihre Verwaltung mithilfe der Module Vertragsmanagement, Verkehrssicherungspflichten, Störungsmanagement und Energiemanagement mit einer umfassenden, arbeitsplatzunabhängigen Lösung ausstatten.
Vertragsmanagement
Gerade für Verbandsgemeinden mit einer entsprechend hohen Anzahl an zu verwaltenden Liegenschaften ist es wichtig, jederzeit den Überblick über bestehende Vertragsverhältnisse und die damit verbundenen Kosten zu behalten. Hier setzt das Modul Vertragsmanagement an. Es verwaltet sämtliche Verträge mit den relevanten Attributen an zentraler Stelle. Diese Attribute umfassen unter anderem Daten zu Vertragspartnern und -typen, Kosten, Zahlungsperioden, Fristen, Laufzeiten, automatischen Verlängerungen, etc. Das Modul bietet auch die Möglichkeit, alle zugehörigen Dokumente hochzuladen, so dass sie ebenfalls jederzeit verfügbar sind.
Alle Verträge sind aber nicht nur zentral abrufbar, sondern können auch zielgerichtet ausgewertet werden. So können Anwender beispielsweise sämtliche laufenden Wartungsverträge auflisten lassen oder die kumulierten Kosten aus Versicherungsverträgen berechnen.
In Kombination mit seiner internen Erinnerungsfunktion verhindert das Modul auch aktiv das Überschreiten oder Verpassen von Fristen. Damit bietet es, neben Effizienzsteigerungen, nicht zuletzt ein enormes zeitliches und monetäres Einsparpotential für Kommunen.
Verkehrssicherungspflichten
Mindestens ebenso umfangreich wie das Vertragsmanagement ist der Bereich Verkehrssicherungspflichten. Denn es reicht nicht aus, dass die Verwaltung alle Maßnahmen korrekt durchführt. Im Schadensfall liegt die Beweislast für die Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten bei der Kommune. Sie muss folglich jederzeit in der Lage sein, einen lückenlosen Nachweis zu führen. Eine nicht unerhebliche Herausforderung, da nicht nur kommunale Gebäude, sondern auch Spielplätze bis hin zu Straßen und einzelnen Bäumen individuell erfasst und gesichert werden müssen.
Angesichts der ständig wachsenden Zahl an durchzuführenden und zu dokumentierenden Einzelmaßnahmen hat sich Kirchheimbolanden daher für das COMMUNALFM-Modul Verkehrssicherungspflichten entschieden. Es ermöglicht nicht nur die Maßnahmenplanung und -dokumentation, sondern darüber hinaus auch die Zuweisung derselben an zuständige Mitarbeiter oder externe Unternehmen. Vorgefertigte Leistungskataloge ermöglichen auch neuen Anwendern den schnellen Einstieg ins Thema. Zusätzlich können erfahrene Nutzer diese Kataloge aber auch jederzeit erweitern, um sie an die Gegebenheiten vor Ort anzupassen. Im Zusammenspiel mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgen integrierte Filter- und Suchoptionen dafür, dass die Anwender auch bei einer Vielzahl an Einzelmaßnahmen jederzeit den Überblick behalten.
Störungsmanagement
Passend zum COMMUNALFM-Modul Verkehrssicherungspflichten setzt Kirchheimbolanden zusätzlich auf das Modul Störungsmanagement. Wie der Name sagt, dient das Modul der Erfassung und Bearbeitung von Störungen aller Art. Es bietet daher ein Ticketsystem mit hinterlegten Workflows, um handlungsbedürftige Vorgänge im kommunalen Facility Management schnell zu erfassen und zu beheben. Nutzer des Moduls können Störungen mobil am Schadensort erfassen, fotografisch dokumentieren und automatisch an die für die Behebung zuständige Stelle weiterleiten. Auch nach erfolgreichem Abschluss der Maßnahmen archiviert das Modul sämtliche Störungen in der Objekthistorie, was ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei der Klärung von Gewährleistungsfällen ist. Wie auch das Modul Verkehrssicherungspflichten können zuständige Mitarbeiter auf vorgefertigte Kategorien zurückgreifen, diese aber auch frei anpassen und erweitern. Zu den aktiv unterstützenden Fähigkeiten des Moduls gehören die Priorisierung eingehender Meldungen und das Speichern von Statusänderungen.
Energiemanagement
Während die ersten drei vorgestellten Module alle thematisch eng miteinander verknüpft sind, deckt das Modul Energiemanagement einen anderen aber ebenso wichtigen Bereich der kommunalen Verwaltung ab. Nicht zuletzt in Zeiten, in den sich Kommunen verstärkt um die effiziente Nutzung der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen bemühen müssen. Angesichts eines typischerweise eher inhomogenen Gebäudebestands, mit darüber hinaus sehr unterschiedlichen Nutzungsarten, ist dies eine nicht zu unterschätzender Aufwand. Denn nur wenn ein Überblick und, darauf aufbauend, Verständnis über den Ressourcenverbrauch der Kommune besteht, können Energiemanager Einsparpotentiale identifizieren. Das Modul Energiemanagement ist daher als zentrales Informations- und Entscheidungstool für Anwender in diesem Bereich konzipiert.
Damit sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten haben, können zuständige Mitarbeiter von mobilen Geräten aus Verbräuche melden. Diese prüft das Modul auf ihre Plausibilität, was Fehleingaben verhindert, und führt die Daten dann an zentraler Stelle zusammen. Somit entfällt die zeitintensive und fehleranfällige Pflege von Ablesewerten aus unterschiedlichen Quellen und Datenformaten. Zusätzlich hält das Modul eine Fülle an sinnvollen Arbeitserleichterungen bereit. Dazu gehören unter anderem die Bereitstellung aktueller Klimafaktoren zur Witterungsbereinigung von Verbräuchen, Vergleichskennwerte, Warnschwellendefinition, Erinnerungsfunktion und vieles mehr. In Summe vereinfachen diese Möglichkeiten und Funktionen auch die Erstellung von Energieberichten erheblich.
