Rhein Main Presse – Alle 200 Gebäude im Blick
Alle 200 Gebäude im Blick: Neue Software soll Arbeit der Zentralen Immobilienverwaltung bei der VG Rhein-Selz professionalisieren
Um das Gebäudemanagement zu vereinfachen, werden die Mitarbeiter im Fachbereich Zentrale Immobilienverwaltung künftig mit einer speziellen Verwaltungssoftware arbeiten, die momentan eingerichtet wird. Im ersten Schritt sind von den 200 Immobilien der VG die Grundschulen in das Programm eingespeist worden, darunter die in Dolgesheim, Undenheim, Guntersblum und Oppenheim.
VG RHEIN-SELZ – Aus zwei mach eins und aus eins mach zwei: So lässt sich die Auswirkung der VG-Fusion im Bereich Bauen in Kurzform beschreiben. Denn während alle anderen Aufgaben verschmolzen worden sind, wurde in der VG Rhein-Selz auch ein ganz neuer Fachbereich gebildet: die zentrale Immobilienverwaltung. Dies war in den beiden Alt-VGs jeweils Sache der Bauabteilungen.
„Ich begrüße die Entscheidung, die Aufgaben aufzuteilen“, sagt Erster Beigeordnete Michael Stork (CDU), dem dieser Verantwortungsbereich nach der Fusion zugeteilt worden war. Sinnvoll sei die Aufteilung vor allem deshalb, weil die Menge an Liegenschaften, die es zu nun zu managen gebe, enorm angewachsen sei, betont der ehemaligen Bürgermeister der VG Guntersblum. Dort sei die Zahl „überschaubar“ gewesen. Nun sind es rund 200 Immobilien, die ständig im Auge behalten werden müssen. „Wir wollen die Immobilienverwaltung deshalb professionalisieren“, sagt Stork. Der Grundstein dafür ist schon gelegt und heißt „Communal FM“. Die Software soll im ersten Schritt die internen Abläufe vereinfachen. Die Abkürzung steht für „Facility Management“, also die Verwaltung von Gebäuden.
Kitas, Rathäuser, Turnhallen, Grundschulen, Feuerwehrhäuser, Trauerhallen – all diese Immobilien müssen am Laufen gehalten werden. Von der Stromrechnung über die Reinigungskosten bis zu regelmäßigen Wartungsarbeiten oder den Reparaturen, die außer der Reihe anfallen, kommt da einiges an Verwaltungsarbeit zusammen. „Das sind Tausende von Buchungen jedes Jahr“, sagt Fachbereichsleiter Wolfgang Haselsteiner. Im Regal stehen meterweise Ordner, gefüllt mit Verträgen und anderen wichtigen Akten zu den Objekten. „Ganz ohne Papier wird es auch in Zukunft nicht gehen“, sagt Haselsteiner, aber das neue Programm werde vieles vereinfachen.
Das Grundmodul ist schon eingerichtet, momentan werden die Liegenschaften von der Software-Firma erfasst. Als Erstes seien die acht Grundschulen in der VG Rhein-Selz eingespeist worden. „Im Oktober wollen wir mit den Schulungen für die Mitarbeiter beginnen“, gibt Haselsteiner den Zeitplan vor. „13 Köpfe“ zähle der Fachbereich – „leider nicht so viele Stellen“, bedauert Stork. Von den Mitarbeitern der Bauabteilung in Guntersblum sind mit der Fusion alle Mitarbeiter mit ins Oppenheimer Castello gezogen und auf die zwei neuen Fachbereiche Bauliche Infrastruktur und Zentrale Immobilienverwaltung aufgeteilt worden. „Langweilig wird uns hier auf absehbare Zeit nicht“, sagt der Erste Beigeordnete, der gerne betont: „Ich bin sehr stolz auf meine Mitarbeiter.“
Automatische Erinnerung
Denn diese hätten immer mehr zu tun. „Die technischen Vorschriften werden immer mehr“, sagt auch Haselsteiner, der die Bauamtsleitung in der VG Guntersblum innehatte. TÜV-Überprüfungen, Trinkwasseruntersuchungen, Aufzugswartungen – gerade, um die zahlreichen wiederkehrenden Termine im Blick zu haben, sei das neue Programm extrem nützlich. Der Terminkalender informiert automatisch über anstehende Aufgaben. Mit einem Ampelsystem wird im „Störmodul“ angezeigt, wie es um den Bearbeitungsstatus steht. Ist das kaputte Fenster schon repariert? So haben alle Mitarbeiter einen Ein- und Überblick, auch wenn der zuständige Kollege vielleicht gerade im Urlaub ist.
Irgendwann sollen nicht nur die technischen Informationen, sondern auch die Akten des kaufmännischen Bereichs dort hinterlegt werden. „Bis das alles umgestellt ist, dauert es sicher ein halbes Jahrzehnt“, sagt Stork, der sich freut, dass nun vieles einfacher und übersichtlicher wird und Aufträge schneller bearbeitet werden können. Ähnliche Immobilien ließen sich nun auch viel leichter vergleichen. Stichwort: Energiemanagement. So lasse sich beispielsweise künftig schneller herausfinden, warum die eine Trauerhalle viel mehr Heizkosten verbraucht als die im Nachbarort. Auch die Bündelung einzelner Verträge sei naheliegend. Schon bei der Wahl der Stromlieferanten konnte durch das große gemeinsame Bewirtschaftungsvolumnen der 20 Gemeinden „richtig Geld gespart werden“, betont Stork. Gemeinsam ist man eben stärker.
Von Lea Deusch
Rhein Main Presse
