Efringen-Kirchen baut auf COMMUNALFM
Mit Efringen-Kirchen hat sich Baden-Württembergs westlichste Gemeinde für COMMUNALFM entschieden. Neben den Basis-Modulen wie Liegenschaften, die das Grundgerüst für COMMUNALFM bilden, kommt in Efringen-Kirchen ab sofort auch das Modul Vertragsmanagement zum Einsatz.
Das Objektmodul Liegenschaften ist in sämtliche nachgelagerten FM-Module eingebunden und ermöglicht eine realitätsnahe Abbildung des Gesamtbestands an Bauwerken und Anlagen einer Kommune. Hierzu gehören beispielsweise das örtliche Schulzentrum, Spielplätze, Verwaltungsgebäude oder auch Brückenbauwerke. Das Modul Liegenschaften ist das Herzstück von COMMUNALFM und bildet die grundlegende Wissensdatenbank für sämtliche Objekttypen und deren Attribute. Dank vorgefertigter Datenkataloge und seiner logischen Objektstrukturen unterstützt das Modul auch Normalanwender beim intuitiven Aufbau von Datenbeständen.
Wartungsverträge, Reinigungsverträge, Mietverträge, Versicherungsverträge – in einer Gemeinde mit insgesamt neun Ortsteilen wie Efringen-Kirchen wird der Umfang an zu verwaltenden Verträgen und Vertragsarten schnell zu einer organisatorischen Herausforderung. Hier schafft das Modul Vertragsmanagement Abhilfe. Es verwaltet an zentraler Stelle sämtliche Verträge mit den entsprechend zugehörigen Attributen. Dazu gehören Daten zu Vertragspartnern, Vertragstypen, Kosten, Zahlungsperioden, Fristen, Laufzeiten, automatischen Verlängerungen, etc. Auch alle zugehörigen Dokumente sind, nach Übertragung in COMMUNALFM, entsprechend verknüpft und schnell auffindbar.
Neben der verbesserten Übersichtlichkeit erlaubt das Modul auch zielgerichtete Auswertungen. So können Anwender z. B. die Auflistung sämtlicher laufenden Wartungsverträge oder die kumulierten Kosten aus Versicherungsverträgen erstellen.
In Kombination beugt das Modul so überflüssigen oder gar in Vergessenheit geratenen Verträgen vor. Es verhindert außerdem mit seiner internen Erinnerungsfunktion das Überschreiten oder Verpassen von Fristen. Damit bietet es, neben Effizienzsteigerungen, nicht zuletzt ein enormes zeitliches und monetäres Einsparpotential.
Die Gemeinde Efringen-Kirchen liegt im Landkreis Lörrach unweit des Dreiländerecks zu Frankreich und der Schweiz. Ihre knapp 8.600 Einwohner verteilen sich auf insgesamt neun Ortsteile, die 1974 im Zuge der Gemeindereform eingemeindet wurden.
